Страницы

пятница, 24 августа 2012 г.

Рекомендации по эффективному взаимодействию с заказчиком



Я начинал свою трудовую деятельность с простого программиста, без какой-либо возможности получения опыта общения с заказчиками. Все задания и пояснения тогда поступали мне от руководителя, но потом, как это обычно бывает, меня потянуло пообщаться. И с улыбкой наперевес, я отправился на покорение умов представителей других организаций. Оказалось, что мне еще очень многому надо учиться, чтобы быть действительно профессионалом в этой области. Я засел за статьи, и медленно, но верно стал набивать шишки. Шишки помогли намертво вбить в голову основные постулаты правильного взаимодействия. И по прошествии времени, дополнив свои выводы опытом своих коллег, я составил себе свод правил, который решил выложить здесь.

Итак, поехали:

1.    Общение с заказчиком по работе ведется только в официальном тоне. Если с клиентом сложились дружеские отношения, выделяйте все что касается работы в отдельную область общения. Например, прием и обсуждение заданий, можно вести письмами с особым префиксом в теме письма и в таком письме писать все только по работе. Главное чтобы это выделялось, и у собеседника выработалось внутреннее разделение рабочего и нерабочего общения.

2.    Необходимо всегда отвечать на телефонные звонки, сообщения в мессенджерах и на письма. Время ответа на письмо в течение часа после получения, на сообщение в мессенджерах и телефонный звонок надо отвечать сразу. Соответственно, на рабочем месте почта должна проверятся автоматически и постоянно, а в мессенджерах вы должны быть всегда онлайн.

3.    Если в силу каких-то обстоятельств, определенное время вы не можете общаться с заказчиком, эти обстоятельства и срок вашей недоступности для заказчика должны сразу же быть сообщены руководителю проекта или руководству компании и вместе с ними найден и введен в курс дела тот, кто будет замещать вас на время вашей недоступности. После этого информацию о вашей недоступности и контактах заместителя необходимо  оперативно передать заказчику.

4.    Старайтесь вести общение с заказчиком с помощью электронной  почты. Если это не возможно, то всегда дублируйте все устные договоренности с заказчиком письмом с пометкой вроде «Итоги совещания / разговора от <дата время>.

5.    Общение с заказчиком почтой происходит только с корпоративного почтового ящика. В подписи в конце письма должны быть указаны ваши ФИО, должность, название компании и контакты для связи с вами.

6.    Старайтесь узнавать причину возникновения заданий и измеримый результат, который заказчик хочет получить. Эта информация, возможно, поможет предложить более правильно решение проблемы, а так же правильно понять суть проблемы и контекст, в котором она возникает.

7.    Минимизируйте время, которое заказчик ждет вас. Если у вас начался длительный процесс, то заказчик должен знать сроки окончания этого процесса. Если заказчик звонит и спрашивает об этапе работы,  старайтесь чаще информировать его сами о ходе работы письмом. Таким образом, заказчик должен быть полностью уверен, что вас не нужно подгонять и контролировать.

8.    Заказчик должен легко воспринимать информацию от вас. Если письмо большое или содержит описание более одной проблемы, делите тест письма на части. Выделяйте части письма в отдельные абзацы, обозначая их отдельным пунктами или задавая им заголовки, выделяя их жирным цветом.

9.    Пишите грамотно. Перед отправкой письма проверьте тест на отсутствие орфографических и пунктуационных ошибок, хотя бы тем же MS Word’ом. Иначе у заказчика может, создастся плохое впечатление или он просто может неправильно вас понять.

10.    Старайтесь говорить на «языке» заказчика. Далеко не все понимают технические термины. В первые моменты общения старайтесь узнать уровень знания заказчика, область, в которой он является специалистом, и понять, в каком виде ему лучше преподносить информацию.

11.    Если возникает сложный конфликтный момент в общении с заказчиком, и вы не уверены, как правильно его решить, то сразу сообщайте об этом руководителю проекта или руководству.

12.    Руководитель проекта должен знать все основные моменты работы с заказчиком: актуальные сроки решения задач, сложные ситуации, контакты людей с кем вы общаетесь и их должности. Данную информацию передавайте письмом или при срочных ситуациях лично.



UPD 09.11.2012. Правила деловой переписки:


13. Сначала дайте прямой и краткий ответ на заданный собеседником вопрос, а уже потом давайте какие-либо объяснения. Чтение чужих оправданий во время поиска ответа на простой вопрос "Когда будет сделано?" раздражает людей.

14. В конце письма еще раз вкратце повторите, каких действий или какой информации вы ждете от собеседника. После чтения письма у получателя должно быть четкое понимание того, что он должен сделать.

15. Если пишите письмо нескольким получателям, то при конкретных вопросах или запросах действий, указывайте, к кому они обращены. Люди не всегда любят взваливать на себя ответственность самостоятельно.

16. Если возможно, старайтесь не ждать, пока заказчик задаст вопрос, если вы знаете, что этот вопрос в любом случае будет задан в следующем письме, а сразу отвечайте на него в текущей переписке.

Частный случай:

При чтении любого вашего письма заказчик, скорее всего, вспомнит и обо всех критичных задачах, висящих на вас, и захочет узнать их текущий статус. Поэтому, по возможности, периодически кратко давайте в письмах хоть какую-то информацию о статусе оставшихся задач.

17. И последнее и часто самое важное :) Прочтите свое письмо перед отправкой. Смысл текста предельно ясен только при его наборе.

Буду рад, если кто-то поделится своим опытом и теми правилами, которые он использует.

Статья на сайте компании Neti

суббота, 2 июня 2012 г.

Инструкция по отчету "Оборотно-сальдовая ведомость по счету"

Нередко при внедрении 1С большое количество вопросов возникает по отчетам системы. Ведь сотрудники при внедрении новой системы постоянно должны контролировать процесс ввода данных.

Поэтому я решил написать инструкцию по самому популярному отчету в 1С: Бухгалтерия Предприятия «Оборотно-сальдовая ведомость по счету».

1.    Общее описание

Отчет предназначен для просмотра остатков и оборотов по счетам в разрезе различных аналитик.


Он открывается через меню «Отчеты» – «Оборотно-сальдовая ведомость».

2.    Основные настройки

2.1.    Настройка периода

Сверху отчета располагаются основные настройки:


Первое поле даты это период, с какого начнут браться данные для отчета, второе поле это период  по который будут браться данные. Их можно как выбрать или указать вручную,



так и воспользоваться кнопкой настройки периода . После нажатия появится окно «Настройка периода»:


Здесь можно выбрать готовые периоды, за которые будет формироваться отчет: год, квартал, месяц, день или указать произвольный интервал.

Дополнительные галки «С начала года», «С начала квартала» и «С начала месяца» установят дату начала с начала года, квартала или месяца соответственно.
К примеру, если выбрать месяц «Май 2012» и установить галку «С начала года» то период будет с 01.01.2012 по 31.05.2012.


Если переключится на вкладку «Интервал», то можно выбрать даты начала и конца относительно к текущему дню.



2.2.    Счет и организация

Далее необходимо выбрать счет и организацию:


Счет выбирается из плана счетов.


Или его можно вбить вручную. Если при ручном заполнении счета нельзя однозначно определить какой элемент плана счетов надо выбрать, то выводится список возможных счетов, подходящих под введенное значение.


Отчет формируется по выбранному счету и по всем его субсчетам. То есть, к примеру, если выбрать счет 62, то будут учтены данные и по 62.01 и по 62.02.

Организация выбирается из раскрывающегося списка.


Для формирования отчета по всем организациям, надо очистить значение этого поле. Но так как стандартной кнопки очистки значения тут нет, то очистить можно, щелкнув по организации правой кнопкой мыши и выбрав «Очистить»



3.    Формирование, печать и сохранение отчета

Ниже основных настроек располагаются кнопки формирования, печати и сохранения отчета:


Для того чтобы сформировать отчет с текущими настройками нужно нажать кнопку «Сформировать отчет». 

Для того чтобы распечатать надо нажать на кнопку «Печать…». 
При нажатии на кнопку откроется окно выбора принтера


Выбираем нужный принтер, задаем настройки и нажимаем кнопку «Печать».

Для сохранения отчета во внешний файл нужно нажать на кнопку «Сохранить как». 
При нажатии появится окно сохранения, где надо будет выбрать, куда сохранять файл и в каком формате.


Для сохранения в формате Excel надо в поле «Тип файла» выбрать «Документ Microsoft Excel»:


После этого можно нажать кнопку «Сохранить».

Также при выделении сумм или количеств отчета система автоматически подсчитывает их сумму в поле



4.    Настройки аналитик и показателей

4.1.    Общее описание

Настройки аналитик и показателей находятся в правой части окна.


Настройки открываются или скрываются по кнопке настройка


Меню настроек стандартно состоит из 3 панелей:
·    Показатели
·    Группировка
·    Отбор

Но можно добавить еще 3 (Сортировка, Оформление, Дополнительные данные), но о них мы поговорим позже.

4.2.    Панель «Показатели»


В меню «Показатели» выбираются отображаемые числовые данные:
·    Сумма БУ
·    Сумма НУ
·    Сумма ПР
·    Сумма ВР
·    Контроль (БУ – (НУ + ПР + ВР))
·    Влютная сумма
·    Количество
·    Развернутое сальдо

В зависимости от настроек счета будут доступны для вывода те или иные показатели. Например, если выбран 62 счет, то поля «Количество» в панели «Показатели» не будет, так как количественный учет по 62 счету не ведется.


При выборе «Развернутое сальдо»  для активно/пассивных счетов сальдо выводится отдельно по дебету и по кредиту.

4.3.    Панель «Группировки»



На этой панели задаются измерения и группировки, в которых будет строиться отчет.
В поле «Обороты» можно выбрать дополнительную детализацию строк отчета по дням, неделям, декадам, месяцам, кварталам, полугодиям и годам или отказаться от дополнительной детализации, выбрав «За период отчета».




Далее можно установить галку «По субсчетам»



При установке галки отчет будет построен в разрезе субсчетов выбранного счета
Далее устанавливаются измерения, в разрезе которых будет построен отчет.



Если какое-то измерение в данном отчете Вам не нужно, то просто отключите галочку.

Стандартно панель заполняется измерениями из субконто выбранного в отчете счета.  Для добавления дополнительных измерений надо нажать кнопку . Появится окно выбора поля группировки.




Находим нужную нам группировку и выбираем двойным щелчком. Также здесь можно выбрать не только само измерение, но и его поля.  Для этого надо нажать плюсик рядом с этим измерением и выбрать его поле.
Например, если выбрать 01 счет, то станет доступно измерение Основное средство и у этого измерения можно выбрать Группу ОС.


Тогда данные в отчете можно будет группировать по группам ОС.


Вот пример отчета с такими настройками:


Также возможно отображение измерения в иерархическом виде, то есть каждый элемент будет выводиться в такой же структуре, в которой он находится в справочнике. Для этого надо выбрать в колонке  «Тип группировки» вид «С группами».



Пример отчета при таком выборе «Типа группировки»:




В справочнике у нас «Земельный участок» находится в группе «Земля». «Смеситель» находится в группе «Смесители», которая в свою очередь находится в группе «Оборудование».
Если в колонке «Тип группировки» выбрать «Только группы» то конечные элементы вообще выводится, не будут, а будут, показывается только папки.

Пример:



Так же порядок вывода измерений можно поменять. Например, сделать, чтобы сначала выводились Склады, а потом уже детализировалось по номенклатуре. Или если, например мы смотрим данные только по нескольким номенклатура, может быть удобнее выводить сначала номенклатуру, а потом склады, на которых она есть.
Порядок группировки изменяется стрелками:


4.4.    Панель «Отбор»


На этой панели задаются отборы, по которым нужно отбирать данные для отчета. Стандартно можно отобрать по субконто выбранного в отчете счета. 
Отбирать можно либо прямым указанием интересующего элемента, например, отобразить все остатки по номенклатуре  «Сахарный песок». Тогда мы просто заполняем колонку «Значение» у нужной строки интересующим нас элементом справочника, оставляя «Вид сравнения» заполненной по умолчанию значением «Равно».


Или можно отбирать с особым видом сравнения, выбрав его из выпадающего списка в колонке «Вид сравнения».


Виды сравнения бывают:
·    «Равно» - используется если надо отобразить данные только выбранному элементу
·    «Не равно» - если надо отобразить все кроме выбранного элемента
·    «В списке» - в этом варианте можно указать список элементов, которые должны попасть в отчет.
·    «В группе» - если при таком варианте выбрать группу справочника, то в отчет попадут данные по всем элементам выбранной группе.
·    «В группе из списка» - тут можно задать список групп, элементы которых будут участвовать в построении отчета.
·    «Не в списке» - элементы, перечисленные в списке, не попадут в отчет.
·    «Не в группе из списка» - элементы групп, указанных в списке не попадут в отчет.
·    «Не в группе» - элементы выбранной группы не попадут в отчет
·    «Заполнено» - в отчет выведутся все строки,  где данное измерение заполнено.
·    «Не заполнено» - делает обратное, в отчет попадут только те строки, где значение выбранного измерения не заполнено.
·    «Больше» - в отчет выведутся только те строки, где данное измерение больше указанного значения
·    «Меньше» - в отчет выведутся только те строки, где данное измерение меньше указанного значения
·    «Больше или равно» - в отчет выведутся только те строки, где данное измерение больше или равно указанного значения
·    «Меньше или равно» - в отчет выведутся только те строки, где данное измерение меньше или равно указанного значения
·    «Содержит» - в отчет выведутся только те строки, где данное измерение содержит указанную подстроку.
·    «Не содержит» - в отчет выведутся только те строки, где данное измерение не содержит указанную подстроку.
Не все виды сравнения доступны всегда. Доступность определяется типом измерения. Например, вид сравнения «Содержит» и «Не содержит» доступен, только если измерение строка.
Например, мы хотим отобрать всю номенклатуру в группе Бакалея:



Так же как и в панели группировок можно добавить и отключить отборы.
Помимо стандартных субконто и дополнительных измерений, можно добавить отбор по сальдо и оборотам.
Например, отобрать только те номенклатуры, где сальдо на конец года по количеству в дебете больше единицы.
Для этого добавляем новый отбор и выбираем «Количество Дт (кон. Сальдо)»:



Указываем в вид сравнения «Больше», а значение 1.



5.    Дополнительные панели

5.1.    Общие сведения

Дополнительно можно добавить еще три панели настроек:
·    Дополнительные данные
·    Сортировка
·    Оформление

Для их добавления  надо нажать на кнопку «Параметры панели настроек»


И выбрать нужные панели для отображения


Ставить галку на нужных панелях и нажимаем кнопку «Ок». После добавления панель появится справа среди других панелей.

5.2.    Панель «Дополнительные данные»



На панели «Дополнительные данные можно добавить какую-либо дополнительную информацию в отчет.

Например, артикул номенклатуры. Для его добавления нажимаем знакомую кнопку добавить .



Появляется окно «Выбор поля».


Также как выбирали измерение, выбираем необходимое для нас поле «Артикул» и нажимаем кнопку «Ок».
Выбранное поле стандартно отобразится рядом с группировкой номенклатура, через запятую.



Если нам надо чтобы поле отображалось в отдельной колонке, то надо сверху панели «Дополнительные данные» в поле размещение выбрать «В отдельных колонках».



Тогда отчет отобразится следующим образом:



5.3.    Панель «Сортировка»



На панели «Сортировка» задаются правила, по которым будут сортироваться строки в отчете.

Для задания правил нажимаем кнопку добавить   и в окне «Выбор поля порядка» выбираем поле или его реквизит, по которому должен быть отсортированы строки в отчете. 
Если выбирается поле целиком, например «Номенклатура», то сортировка происходит по основному представлению, то есть в большинстве случаев по наименованию.
Если выбирается конкретный реквизит поля, например артикул номенклатуры («Номенклатура.Артикул»), тогда сортировка происходит по нему.

Например, по полю «Артикул» у номенклатуры:


Далее можно выбрать направление сортировки: по возрастанию или по убыванию



Можно добавить несколько полей для сортировки, тогда сначала отчет будет отсортирован по первому полю, а далее, если есть несколько строк с одинаковым значением первого поля сортировки, то эти поля сортируются уже по второму полю сортировки.

Например, если первая сортировка это по артикулу номенклатуры, а дальше по наименованию и к тому же по убыванию (можно было выбрать и целиком номенклатуру, как писалось выше).

То сортировка будет следующая


То есть сначала система отсортировала строки по артикулу, а там для тех строк, где артикул совпал, отсортировала их по наименованию в обратном порядке.

5.4.    Панель «Оформление»


На этой панели можно настроить стиль отображения отчета.

Первые настройки это «Выводить заголовок» и «Выводить подписи»


Галка «Выводить заголовок» позволяет вывести заголовок отчета и информацию о сортировке и отборах.



Галка «Выводить подписи» позволяет вывести стандартную подпись.


Далее идут настройки варианта оформления


Здесь можно выбрать готовый вариант оформления шрифтов, цветов и т.д. отчета из списка:



Например «Море» выглядит так:


Далее идет произвольных настроек оформления. Так уже есть две настройки, но можно добавить свои:


Чтобы отключить какую-либо настройку снимаем галочку напротив нее.

Также можно добавить свою настройку оформления. Для этого нажимаем кнопку .
Для появившейся настройки нужно заполнить три колонки:
·    Поля
·    Условие
·    Оформление

В колонке «Поля» мы выбирает поля, которые мы хоти оформить.


Выбор оформляемых полей происходит в окне «Оформляемые поля».


Если мы ничего не выберем, то данной настройкой будут оформлены все поля.


Например, можно было бы сделать больше шрифт у всех колонок отчета или только поля номенклатура.

Далее если нужно оформлять не все строки, а только некоторые, то в колонке «Условие» задается условие, по которому отбираются поля для оформления.
 

Условие задается в появляющемся при редактировании условия окне «Отбор».


Для добавления нового отбора нажимаем на кнопку добавления:


Появится выбор. Если мы выберем пункт «Новый элемент», то можно будет задать простой отбор, типа Номенклатура = Сахарный песок.

Если же мы выберем «Новая группа» то можно будет добавить группу-связь двух условий. Например, или Номенклатура = Сахарный песок или Номенклатура в группе Продукция.


Связи могу быть «или то или другое» (Или) и могут быть «и то и другое» (И). Так же можно с помощью группы сделать отрицание всех входящих в нее условий (НЕ).
С помощью этих настроек можно создать довольно сложную структуру условий.
Помимо возможности задавать группы, дальше отбор задается аналогично тому, как мы задавали отбор на панели «Отбор».

Далее в колонке «Оформление» надо указать собственно как будут оформляется поля:


Редактирования оформления происходит в окне «Редактирование параметров»


Тут достаточно много вариантов оформления:
·    Цвет фона – задает цвет фона поля
·    Цвет текста – задает цвет текста поля
·    Цвет в диаграмме – задает цвет, если отчет выводится в виде диаграммы
·    Цвет границы – задает границы, которая обводит поле
·    Стиль границы – здесь можно задать, как будет выглядеть граница поля: обычная линия, пунктирная, двойная и т.д.
·    Шрифт – задает шрифт текста поля
·    Отступ – позволяет установить отступ текста в поле
·    Автоотступ – позволяет задать свой автоотступ, по умолчанию делаемый системой в некоторых случаях.
·    Горизонтальное положение – здесь можно выровнить текст в поле по горизонтали
·    Вертикальный положение – здесь можно выровнить текст в поле по вертикали.
·    Размещение – позволяет указать, конкретную настройку, как будет действовать система, если текст будет превышать изначально установленный размер поля. Можно, например, сделать, чтобы не поместившийся текст переносился или просто обрезался.
·    Ориентация текста – здесь можно повернуть текст на указанное количество градусов.
·    Формат – здесь задается формат вывода значений типа дата, число и булево (истина, ложь). О формате мы поговорим чуть ниже.
·    Выделять отрицательные числа – позволяет указать, надо ли выделять отрицательные числа красным цветом или нет.
·    Отметка незаполненного – позволяет указать, надо ли подчеркивать красной пунктирной линией поля, где не заполнено значение.
·    Максимальна ширина – здесь можно ограничить максимально возможную ширину колонки
·    Минимальная ширина - здесь можно ограничить минимально возможную ширину колонки

Подробнее о настройке «Формат»:

Формат настраивается в окне «Конструктор форматной строки». В этом окне есть три вкладки «Число», «Дата» и «Булево», на которых задается форматы представления данных. Так же сверху можно указать язык, региональные стандарты которого будут применяться.

Настройки типа «Число»


На этой вкладке можно указать, например количество знаков после запятой, это задается в поле «Точность». Или убрать стандартное деление чисел по разрядам, то есть, чтобы в девятьсот тысяч выводилось не 900 000, а так 900000. Это делает галка «Группировка».

Настройки типа «Дата»


На этой вкладке указывается представление даты. Например, можно указать, что дата выводится не в виде «31.05.2012», а в «31 мая 2012 года». Для этого в параметре «Локальный формат даты» надо указать соответствующий шаблон. Шаблоны можно также задавать вручную. Например, если задать в параметре «Формат даты» шаблон «MMMM yyyy», тогда любая майская дата будет представляться в виде Мая 2012, а июньская соответственно Июнь 2012 и т.д.

Настройки типа «Булево» (истина, ложь)


Здесь можно задать представление значений истина (да) и ложь (нет).


6.    Сохранение и восстановление настроек

6.1.    Сохранение

Настройки отчета можно сохранить для дальнейшего использования нажав на кнопку «Сохранить настройки отчета».


При нажатии на кнопку появится окно сохранения настройки:


В этом окне можно указать в поле «Наименование» понятное вам название настройки или оставить по умолчанию то, которое сформирует система. Далее надо нажать кнопку «Сохранить».

6.2.    Восстановление

Для того чтобы воспользоваться ранее сохраненной настройкой, нужно нажать на кнопку «Загрузить настройку отчета»:


Далее  появился окно «Список вариантов отчета» где надо будет выбрать интересующею нас настройку и нажать «Выбрать»


После выбора настройки загрузятся из выбранного сохраненного варианта.

6.3.    История настроек

По кнопке «История» можно посмотреть и выбрать все последние настройки отчета. Так что если вы недавно настраивать отчет, а потом что-то изменили, но не помните что было можно найти старую настройку здесь.



7.    Расшифровка данных

При  двойном щелчке в отчете по какому-нибудь полю происходит одно из следующих действий:
Если это поле, какой то справочник, документ или другой отдельно создаваемый элемент. То при двойном нажатии появляется меню, где можно или открыть этот элемент или расшифровать данные по выбранному элементу в отчете «Карточка счета».


Если это поле простого типа: строка, числи и т.д., то просто сразу откроется карточка счета.

Статья на сайте компании Neti